backlog

Qué es un backlog y cómo diseñar uno

El backlog es un término anglosajón que significa «carga de trabajo» o «trabajo por hacer». Es uno de los fundamentos de los marcos de trabajo agile. En simples palabras, es una lista de tareas a realizar para completar un proyecto. En las metodologías agile, el backlog es el conjunto de tareas que se van desplazando a lo largo de las diferentes secciones de nuestro tablero. Desde, «en proceso» hasta «finalizado».

Como ves, definir correctamente un backlog antes de iniciar cualquier proyecto es sumamente importante. Sobre todo cuando queremos iniciar una transición agile. Pero no olvidemos que en el mundo agile, la flexibilidad es la que manda. Así pues, en estos marcos de trabajo, el backlog es cambiante. Las tareas se pueden (y se deben) reestructurar para adaptarlas a los diferentes contextos que nos encontremos.

Tal y como os contamos en un post anterior, agile es un excelente remedio para evitar la procrastinación. Esto se consigue al dividir trabajos colosales en acciones simples, definidas y alcanzables. Y estas son las características que debe poseer nuestro backlog o lista de tareas.

Un backlog nos permite gestionar las tareas de forma eficaz

¿Cómo elaboramos un backlog agile?

Para elaborar nuestra lista de tareas primero debemos tener en mente a nuestro cliente final. ¿Qué necesidades tiene? ¿Qué es lo que está buscando? En un equipo Scrum, el Product Owner será el encargado de establecer estos requisitos.

Historias de usuario

Traducción inglesa del vocablo «User story» que vienen a ser los objetivos del proyecto y sus fases. El documento que recoge estas metas debe tener en cuenta las funcionalidades del producto y cómo va a ser utilizado por el usuario.

Por ejemplo, si dirigimos un equipo de atención al cliente debemos saber cuales son las demandas más habituales de nuestros clientes y cuales son los puntos que más les irritan.

Tareas

Una vez sabidas cuales van a ser las expectativas de nuestro cliente, podemos establecer las acciones que habrá que llevar a cabo para elaborar un producto que satisfaga todas y cada una de sus necesidades. Las acciones deben ser concretas y estar acotadas en el tiempo.

Siguiendo con nuestro ejemplo del equipo de atención al cliente, en esta parte es cuando dividimos nuestro proyecto en fases y acciones que nos permitan formar un argumentario y como proporcionar las mejores soluciones.

Personas

Al llegar a esta parte del proyecto, debemos asignar la lista de tareas que hemos elaborado anteriormente. Decidir quien de los miembros del equipo las va a realizar. Nunca hay que olvidar que estamos hablando de marcos de trabajo agile y que, por tanto, la lista de tareas debe estar siempre abierta modificaciones en función de los problemas que nos vayamos encontrando.

Como priorizar las tareas de tu backlog

Es muy importante cuando realices tu backlog que las tareas más urgentes estén marcadas para que sean hechas con la mayor celeridad posible. Herramientas como la matriz MoSCoW nos pueden ayudar en este proceso. MoSCoW son las iniciales de «must-have», «should-have», «could-have» y «won’t-have». Bajo estos nombres agruparemos las tareas en función de la urgencia y el riesgo que suponen para nuestra empresa.

Must-Have Aquí situaremos las tareas esenciales sin las cuales el proyecto no puede salir adelante. Su grado de urgencia es el mayor de todos.
Should-haveAquellas tareas que son muy importantes pero que no son esenciales. Sin ellas, el proyecto podría salir adelante, pero comprometerían la calidad del mismo.
Could-haveSon elementos positivos pero que no son imprescindibles para el proyecto. Si su inclusión compromete o ralentiza otras áreas del trabajo, debe considerarse su omisión momentánea
Won’t-haveCaracterísticas que son totalmente prescindibles. Su omisión no afectará en nada al proyecto y se pueden acometer más adelante. Cuando las condiciones sean más favorables.

Al clasificar nuestras tareas bajo uno de los epígrafes podremos establecer mejor nuestras prioridades. De este modo, tendremos un backlog perfectamente configurado para la productividad. Como puedes ver, la clave es saber distinguir entre lo urgente y lo importante. Que, aunque lo parezcan, no son la misma cosa.

Una forma de distinguir estos dos adjetivos es mediante la matriz de Eisenhower. En resumidas cuentas, es un cuadrado compuesto de cuatro sectores en donde iremos clasificando nuestras tareas en función de sus características.

Urgente:
Aquí se sitúan las tareas que es necesario hacer aquí y ahora porque sino pueden tener consecuencias negativas. Ej.: Ofrecer una solución aun problema de un cliente muy importante que amenaza con irse
Importante pero no urgente:
Aquí colocaremos las tareas que no tienen una fecha límite pero que se deben realizar para el sostenimiento de la empresa. Ej.: Hacer encuestas periódicas para conocer el nivel de satisfacción de nuestros clientes
Urgente pero no importante:
Son tareas que deben ser realizadas ahora pero que no afectan excesivamente a tu empresa en el largo plazo
Ni urgente ni importante
Si tras rellenar las otras tres secciones del cuadrado, aún te quedan tareas pendientes, probablemente estas no sea ni urgentes ni importantes. En ese caso, se pueden eliminar para dedicar tu tiempo a lo realmente urgente e importante

Con estas herramientas podrás jerarquizar tus tareas y saber cuales realizar y cuales delegar. Recuerda siempre acudir a un experto que te pueda ayudar a incrementar tu productividad agile ¡No dudes en probar nuestra demo!

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