Los ciclos de mejora continua son un conjunto de herramientas que te permitirán optimizar tus procesos productivos y de prestación de servicios. Todo ello a través de un proceso que permite descomponer los objetivos complejos del largo plazo en tareas simples y fácilmente realizables en el corto.
Por ejemplo, supongamos que gestionamos un equipo de ventas y queremos aumentar las conversiones un 15% de aquí a 5 años. En principio, el proyecto puede suponer todo un reto con muchísimas aristas. Posiblemente haya que aumentar plantilla, impartir formación, adquirir nuevo software , hacer estudios de mercado…. Al final son horas y horas de planificación para a la hora de implementar, cualquier imprevisto nos eche el proyecto abajo.
Kaizen es el método que permite alcanzar la excelencia sin frustraciones ni complicaciones
Precisamente el método kaizen busca evitar estas situaciones dividiendo el gran objetivo en pequeños micro objetivos secuenciales y fáciles de abordar. Si queremos aumentar un 15% nuestro volumen de ventas lo que debemos hacer es cerrar una venta al mes. Si antes conseguíamos 100 conversiones, ahora pasaremos a ponernos el objetivo de conseguir 101.
Si en el primer mes logramos este objetivo, al cabo de tres podríamos intentar ir un paso más allá y cerrar 102 ventas por mes y así sucesivamente. Como ves, el método Kaizen pone el foco en el proceso más que en el objetivo en sí. A nivel psicológico es, además, una herramienta que nos dota de una gran resiliencia como organización. Porque al final del día, nos permite poner el foco en el progreso que hayamos hecho. Por pequeño que sea. Y en eso consiste la mejora continua.
¿Cómo implementamos un método de mejora continua en nuestra empresa?
Hasta ahora hemos explicado en que consiste el método Kaizen pero ¿Cómo lo implementamos? Pues bien, antes de meterse en materia, hay que hacer un análisis del equipo con el que trabajamos. Si quieres tener una idea de cómo se hace, puedes descargarte nuestros casos de éxito. El factor humano es uno de los bienes más importantes de una compañía. Por eso es importante conocer a nuestros empleados y saber si están preparados para dar el salto a este tipo de metodologías. Para ello existen múltiples herramientas que miden el índice de madurez agile de los equipos.
Herramientas para implementación de procesos de mejora continua
El método Kaizen es un proceso que engloba a toda la plantilla de la empresa. Todos los miembros de los equipos deben interiorizar la idea para aplicarlas en su día a día. Desde los altos directivos hasta los puestos más técnicos. Por ello es muy importante llevar a cabo reuniones regularmente donde se analicen los problemas que cada persona afronta en su puesto de trabajo y como se podrían solucionar. Aquí te van un par de herramientas para lograrlo.
- Brainstorming: Expón el problema que quieres atacar y deja libertad a los miembros de tu equipo para que cada uno exponga sus soluciones libremente. Es un proceso totalmente creativo donde la prima la cantidad sobre la calidad. Es muy importante guardarse las críticas y que todos los miembros del equipo expresen sus ideas sin temor
- Diagrama Ishikawa: Esta es una herramienta muy eficaz para detectar problemas y sus causas. Es un diagrama con forma de espina de pescado. En la cabeza situamos el problema fundamental que queremos solucionar y en las espinas las diferentes causas secundarias que conducen a ese problema.
Existen muchas herramientas online que te permitirán elaborar este diagrama. Como por ejemplo Canva o Miro. Podrás utilizar como causas que provocan los problemas aquellas ideas que hayas localizado durante el brainstorming.
Recuerda el éxito de este marco de trabajo reside en la revisión continua y resolución de pequeños problemas que nos ayudarán a alcanzar la eficiencia en un proceso de mejora continua.
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